Sistem Tata Usaha

SISTEM TATA USAHA

Apa itu sistem tata usaha?

Ditinjau dari asal katanya: "Tata Usaha" terdiri dari kata "Tata" dan "Usaha", masing-masing memiliki perngetian: "Tata" adalah suatu peraturan yang harus ditaati, dan "Usaha" ialah energi/tenaga yang dikeluarkan untuk tercapainya suatu maksud/tujuan.
Jadi menurut arti kata, "Tata Usaha" ialah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

dalam Kamus Bahasa Indonesia: "Tata Usaha" ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan "penata usaha ialah" orang yang menyelenggarakan tata usaha.

Dalam arti sempit, "Tata Usaha" juga dapat diartikan sebagai kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keerangan-keterangan, sehingga keterangan-keterangan tersebut dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan suatu organisasi yang bersangkutan dan juga oleh siapa saja yang membutuhkannya.

Tata usaha adalah adalah kegiatan yang dilakukan meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat (Sumber: hasil rapat Kepala Tata Usaha di Bogor: 1996).

Sedangkan menurut Moch. Rifai (1987: 51) dalam Baharudin (2004: 215) administrasi tata usaha adalah salah satu kegiatan administrasi pendidikan di sekolah. Dalam bahasa Inggris istilah tata usaha di sebut dengan “clerical work” office menegement or recording and report system. Yang mengandung pengertian yaitu kegiatan administrasi pendidikan yang mengelola pencatatan, penmgumpulan, penyimpanan data, dan dokumen yang dapat dipergunakan untuk membentu pimpinan dalam pengambilan keputusan, urusan surat menyurat serta laporan mengenai kegiatan sekolah tersebut.


Selanjutnya The Lian Gie (1974: 176) menambahkan bahwa pengertian administrasi tata usaha adalah kegiatan meliputi sebagai berikut:
1. Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.
2. Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan alat tulis tentang keterangan-keterangan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan,.
3. Mengolah yaitu kegiatan mengerjakan keteranagn-keterangan dengan maksud menyajikan bentuk yang lebih berguna
4. Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan
5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak yang lain
6. Menyimpan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat yang aman.

Menurut Waworuntu dalam Saiman (1991; 17) kegiatan tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa –  jasa perkantoran yang terdiri dari hal-hal berikut ini: 

1. Korespondensi dan lapangan kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja organisasi ataupun kantor sampai pada persiapan hal-hal yang harus dilaporkan kepada pimpinan. 
2. Tata hubungan yang berhubungan dengan proses surat menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon serta faximile. 
3. Pencatatan dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data statistik, dan lain – lain. 
4. Kearsipan, hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan kantor/organisasi

Tata usaha terdapat dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan tertinggi sampai lapisan yang terbawah. Selanjutnya di antara satuan-satuan organisasi setiap badan usaha, baik teratas bahkan sebaliknya maupun dari samping ke sisi lainnya serta silang-menyilang dari dan kemanapun, tentu terjadi hubungan kerja yang dapat disebut hubungan tata usaha. Hubungan tata usaha ialah kontak di antara segenap satuan organisasi satu sama lain yang tidak menyangkut perintah dan tanya jawab melainkan penyampaian keterangan-keterangan dalam rangka memberikan pelayanan kepada pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang operatif. 

Hubungan-hubungan tata usaha umumnya itu terwujud dalam bentuk syarat, formulir, salinan, kutipan, tembusan atau sesuatu macam warkat lainnya baik instansi pemerintah maupun perusahaan swasta dengan baik dan perseorangan dan masing-masing.  

Di Indonesia beberapa dari kegiatan tata usaha yang pokok itu mempunyain sebutan tersendiri yang sudah umum. Rangkaian pembuatan mengetik surat, termasuk dari menyiapkan konsepnya samapai selesai ditandatangani umunya dikenal dengan pekerjaan korespondensi. Pekerjaan manyimpan warkat-warkat pada tempat yang aman dikenal sebagai kearsipan. Perbuatan menggandakan warkat karena umumnya memakai lembaran sheet dan mesin streril disebut penyeleksian. Dan terakhir perbuatan mengirim surat lazim disebut juga pekerjaan ekspedisi, ekspedisi pekerjaan-pekerjaan inilah yang dianggap sebagai isi dan lingkup tata usaha. 

Penyelenggaraan kegiatan pencatatan-pencatatan yang cermat adalah memelihara dokumen yang penting sekali untuk keterangan dan bahan-bahan ingatan dalam menyusun program bagian kantor tersebut. Administrasi kearsipan pada bagian umum meliputi kegiatan yaitu melaksanakan penerimaan surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat.

Menurut Waworuntu dalam (Saiman, 1991; 18) dari peranan tata usaha tersebut, maka tata usaha merupakan proses penyelenggaraan yang berwujud  6 (enam) pola, yaitu sebagai berikut: 

1. Menghimpun yaitu kegiatan-kegiatan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan. 
2. Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang  ini termasuk pula memakai keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya ”pencatatan” pada pita rekaman. 
3. Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menjalankannya dalam bentuk yang lebih berguna. 
4. Mengganda yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. 
5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lainnya. 
6. Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman. 

Ciri Ciri Pelaksanaan Tata Usaha :

Dalam pelaksanaan tata usaha mempunyai ciri-ciri tersendiri, ciri  –  ciri tersebut adalah: 

1.   Bersifat Pelayanan 

Dalam hal ini tata usaha hanyalah memberi pelayanan dan bantuan agar satuan operatif dapat menghasilkan keuntungan atau tujuan yang akan dicapai. 

2.  Bersifat Merembes Kesegenap Bagian Dalam Organisasi 

Ini berarti tata usaha sangat diperlukan di mana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Lebih dari itu Tata Usaha dapat mencapai ke segala tempat dan tidak hanya terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung, tata kantor dari suatu badan usaha atau organisasi yang bersangkutan. 

3.  Dilaksanakan Oleh Semua Pihak Dalam Organisasi 

Tata usaha dilaksanakan oleh semua pihak yang ada dalam organisasi terlepas dari tugasnya masing-masing. Walaupun Tata Usaha merupakan tugas dari sekelompok pegawai tapi juga dapat dilakukan oleh pejabat pimpinan yang tertinggi dan tidak mengubah kedudukan pejabat tersebut sebagai kepala yang tugas pokoknya adalah menggerakkan karyawan dan segenap fasilitas-fasilitas yang ada pada kantor tersebut. 

Flowchart

SUMBER
http://administrasiperkantoran-suprihatin.blogspot.co.id/2013/03/administrasi-tata-usaha.html
http://tata-usaha.blogspot.co.id/2010/06/pengertian-tata-usaha.html
http://www.landasanteori.com/2015/07/pengertian-tata-usaha-kegiatan-dan-ciri.html
http://slideplayer.info/slide/2790705/